Codice etico

1. IL CODICE ETICO E DI COMPORTAMENTO

IRECOOP Emilia-Romagna Società Cooperativa (di seguito “IRECOOP”, o la “Cooperativa”, o la “Società”).

In particolare, introduce una definizione chiara ed esplicita delle responsabilità etiche e sociali verso tutti i soggetti direttamente o indirettamente coinvolti nell’attività della Cooperativa, con lo scopo di prevenire comportamenti illeciti o irresponsabili da parte di chi opera in nome o per conto della stessa. Inoltre, attraverso l’enunciazione di principi etici generali e di regole, consente di riconoscere i comportamenti non accettabili.

Il Codice etico non sostituisce e non prevale sulle leggi vigenti e sul Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro applicabile.

È compito del Consiglio di Amministrazione della Cooperativa approvare il Codice etico e di comportamento e monitorarne l’efficacia, in collaborazione con l’Organismo di Vigilanza ai sensi del D.lgs. n. 231/01 (di seguito anche solo “Organismo di Vigilanza” o “OdV”), organo istituito per vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello di gestione e controllo ex D.lgs. n. 231/01 adottato dalla Cooperativa (di seguito anche solo “Modello 231” o “Modello”), di cui il presente Codice è parte integrante.

Infatti, nell’ambito del sistema di controllo interno, il Codice etico costituisce, ai sensi degli artt. 6 e 7 del D.lgs. n. 231/01, uno dei presupposti del Modello 231 e del sistema sanzionatorio ivi previsto.

La Cooperativa vigila sull’effettiva osservanza del Codice e, coordinandosi con l’OdV, predispone adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo e garantisce la trasparenza delle condotte poste in essere, oltre che, ove necessario, la repressione di eventuali violazioni del Codice medesimo.

 2. SISTEMA DI VALORI E MISSION

IRECOOP Emilia-Romagna vuole essere strumento per lo sviluppo delle competenze e dell’innovazione del tessuto produttivo locale, a partire dalle imprese cooperative e imprese sociali e dai loro soci, per la diffusione del modello cooperativo e dei principi ad esso legati, per l’accompagnamento nel mercato del lavoro e la crescita professionale delle persone.

IRECOOP Emilia-Romagna, Istituto Regionale per l’Educazione Cooperativa, nasce nel 1979 dall’evoluzione del Centro Studi del mondo cooperativo, creato da Confcooperative Emilia-Romagna. La nascita delle 9 unioni territoriali di Confcooperative darà poi impulso alla creazione delle sedi territoriali di Irecoop Emilia-Romagna.

In tale contesto, IRECOOP si impegna costantemente per:

• • operare secondo i principi dello scopo mutualistico e della leale collaborazione, per difendere gli interessi della comunità e tenere unita la compagine sociale;
  • riconoscere un ruolo strategico alle risorse umane, intrattenendo con esse rapporti improntati al reciproco rispetto e al rifiuto di qualsiasi forma di discriminazione basata su età, sesso, stato di salute, razza, nazionalità, opinioni politiche o credenze religiose;

• • riconoscere un ruolo irrinunciabile a formazione, responsabilizzazione e coinvolgimento ad ogni livello di tutto il personale, garantendo al tempo stesso il rispetto dell’integrità fisica e morale;
  • razionalizzare la gestione aziendale in tutte le sue aree;
  • progettare ed erogare i servizi aziendali nel rispetto delle risorse ambientali, puntando a realizzare servizi di qualità al minimo costo per la collettività;
  • integrare negli obiettivi di efficacia ed efficienza i principi dello sviluppo sostenibile e della prevenzione degli infortuni sul lavoro, presupposti irrinunciabili per una presenza responsabile e duratura all’interno del mercato;
  • operare nel mercato nel rispetto di alcuni principi etici fondamentali, quali onestà, imparzialità e rispetto di tutte le norme vigenti (leggi nazionali e comunitarie, regolamenti o codici interni, provvedimenti amministrativi, norme deontologiche);
  • prevenire e sanzionare, fenomeni e pratiche corruttive a tutti i livelli, sia verso l’interno che verso l’esterno; per tale motivo il Codice di comportamento sarà periodicamente rivisto ed integrato secondo le esigenze e le necessità.

3. DESTINATARI ED AMBITO DI APPLICAZIONE DEL CODICE

I destinatari del Codice di comportamento sono tutti i dipendenti, soci, collaboratori, fornitori e amministratori di IRECOOP, nonché tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano rapporti o relazioni con IRECOOP stesso.

A fronte di ciò, IRECOOP promuove la più ampia diffusione del presente Codice presso tutti i soggetti interessati, nonché la corretta interpretazione dei suoi contenuti, e fornisce gli strumenti più adeguati a favorirne l’applicazione.

IRECOOP mette in atto, inoltre, le necessarie misure al fine di svolgere attività di verifica e monitoraggio dell’applicazione del Codice stesso. A questo scopo è stato individuato un apposito Organismo di Controllo, ovvero l’Organismo di Vigilanza, con il compito, tra gli altri, di vigilare sull’applicazione del Codice di comportamento, come previsto dal D.lgs. 231/2001.

Al fine di ottenere la massima diffusione del Codice di comportamento, il presente documento è pubblicato sul sito internet di IRECOOP.

Struttura del Codice etico e di comportamento

Nei paragrafi che seguono sono dettagliati gli aspetti che costituiscono il Codice etico e di comportamento, e in particolare:

• • principi etici generali che definiscono i valori di riferimento a cui si ispira IRECOOP;
  • criteri di condotta, che descrivono i comportamenti conformi ai suddetti principi, e che ciascuna figura appartenente alla Cooperativa o che collabori a qualsiasi titolo con lo stesso, deve rispettare;
  • sistema di controllo interno, istituito per verificare la corretta applicazione del Codice etico e di comportamento, anche al fine di assicurare il continuo miglioramento del modello di organizzazione e gestione;
  • principi del sistema sanzionatorio, stabilito per garantire l’effettività del Codice etico e di comportamento.

4. PRINCIPI DI RIFERIMENTO

4.1 Rispetto della Legge

Conformità alle leggi, trasparenza e correttezza gestionale, fiducia e cooperazione con i portatori d’interesse sono i principi etici cui IRECOOP si ispira e da cui deriva i propri modelli di condotta, al fine di competere efficacemente e lealmente sul mercato, migliorare la soddisfazione dei propri clienti, favorire le migliori condizioni economiche e professionali per i soci, e sviluppare le competenze e la crescita professionale delle proprie risorse umane.

A tal fine IRECOOP esige dai propri soci, amministratori, collaboratori, dipendenti e fornitori in genere, e da chiunque svolga a qualsiasi titolo funzioni di rappresentanza, anche di fatto, il rispetto della legislazione e di tutte le norme vigenti e dei principi e procedure a tale scopo preordinate, nonché comportamenti eticamente corretti, tali da non pregiudicarne l’affidabilità morale e professionale.

4.2. Onestà

L’onestà rappresenta il principio fondamentale per tutte le attività di IRECOOP, le sue iniziative, i suoi rendiconti, le sue comunicazioni e costituisce elemento essenziale della gestione e dell’operatività delle proprie risorse umane.

I rapporti con i portatori d’interesse sono improntati a criteri e comportamenti di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto. Per questo motivo viene rifiutata qualsiasi forma di beneficio o regalo, ricevuto od offerto, che possa essere inteso come strumento volto ad influire sulla indipendenza di giudizio e di condotta delle parti coinvolte.

4.3 Trasparenza e completezza dell’informazione

IRECOOP riconosce il valore fondamentale della corretta informazione ai soci, agli organi e alle funzioni competenti, in ordine ai fatti significativi concernenti la gestione societaria e contabile e in alcun modo giustifica azioni dei propri collaboratori che impediscano il controllo da parte degli enti od organizzazioni preposte.

IRECOOP favorisce un flusso di informazioni continuo, puntuale e completo fra gli organi sociali, le diverse aree aziendali, l’Amministratore Delegato, la Direzione, le varie figure apicali, l’Organo di Vigilanza, e, ove necessario, verso le Pubbliche Autorità.

In ogni caso, le informazioni trasmesse all’esterno e all’interno dell’organizzazione stessa sono rispettose dei requisiti di veridicità, completezza e accuratezza, anche in relazione a dati economici, finanziari e contabili.

4.4 Correttezza nella gestione societaria e nell’utilizzo delle risorse

IRECOOP persegue il proprio oggetto sociale nel rispetto della legge, dello Statuto e dei regolamenti sociali, assicurando il corretto funzionamento degli organi sociali e la tutela dei diritti patrimoniali e partecipativi dei propri soci, salvaguardando l’integrità del capitale sociale e del patrimonio.

4.5 Riservatezza delle informazioni

IRECOOP assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso, l’osservanza della normativa in materia dei dati personali e si astiene dal ricercare dati riservati attraverso mezzi illegali.

Tutte le informazioni a disposizione della Società sono trattate con riservatezza e nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.

Il personale che a qualsiasi titolo entri in possesso di informazioni di interesse aziendale o relativamente a qualsiasi portatore d’interesse, in nessuna maniera si deve sentire autorizzato a diffonderla o utilizzarla al di fuori degli scopi operativi per cui è stato autorizzato dalle direzioni aziendali.

4.6 Rispetto della persona

IRECOOP promuove il rispetto dell’integrità fisica e culturale della persona e il rispetto della dimensione di relazione con gli altri.

Garantisce condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale ed ambienti di lavoro sicuri ed applica ai propri dipendenti la legislazione ed i contratti di lavoro vigenti.

4.7 Prevenzione dei conflitti di interesse

Al fine di evitare situazioni, anche potenziali, di conflitto d’interesse, IRECOOP richiede, al momento dell’assegnazione dell’incarico o di avvio del rapporto di lavoro con i propri amministratori, soci, figure apicali, di sottoscrivere una apposita dichiarazione che esclude la presenza di condizioni di conflitto di interesse tra singolo e Società o, in caso di esistenza di tali condizioni, ne chiarisca la natura.

Allo stesso modo IRECOOP richiede che soci, dipendenti, amministratori, collaboratori evitino situazioni di conflitto di interesse con la Pubblica Amministrazione.

Infine, IRECOOP richiede che chiunque abbia notizia di situazioni di conflitto di interesse ne dia tempestiva comunicazione all’Organismo di Vigilanza.

4.8 Politica per la prevenzione della corruzione

La pratica di corruzione verso soggetti pubblici o privati costituisce reato e, oltre ad essere nociva per l’intero sistema economico, costituisce un rischio importante per la Società, per le gravi implicazioni legali e sull’immagine che essa può comportare.

Pertanto, IRECOOP condanna e contrasta qualsiasi tipo di comportamento corruttivo, proprio o di terzi, nei confronti sia di pubblici ufficiali e/o incaricati di pubblico servizio, che di soggetti o enti privati, italiani o stranieri.

In particolare, quando è in corso una qualsiasi trattativa d’affari, richiesta o rapporto con soggetto o ente pubblico e privato, IRECOOP non consente di:

• • offrire privilegi al soggetto coinvolto o a suoi familiari, quali ad esempio opportunità d’impiego e/o commerciali;
  • fornire, promettere accettare o incoraggiare denaro, omaggi, regali o qualsivoglia utilità al soggetto coinvolto o a suoi familiari. Laddove sia nel costume offrire doni a clienti o altri, IRECOOP concede di agire in tal senso a condizione che i suddetti doni siano di natura appropriata e di valore modico, e che ciò non possa essere interpretato come una ricerca di favori;
  • offrire o ricevere informazioni riservate che possano avvantaggiare a titolo personale il soggetto coinvolto o che violino la parità di trattamento e le procedure di negoziazione attivate;
  • erogare liberalità o aderire a qualsiasi richiesta di contributi/sponsorizzazioni che possano influenzare la trattativa d’affari;
  • indurre il soggetto al buon esito delle verifiche in caso di ispezioni o controlli da parte delle autorità.

A tal fine, IRECOOP incoraggia il personale a segnalare eventuali sospetti in buona fede, garantendo la protezione dell’identità di chi segnala e l’anonimato della segnalazione stessa.

5. NORME DI COMPORTAMENTO

5.1 Soci

IRECOOP crea le condizioni affinché la partecipazione dei soci alle decisioni di loro competenza sia diffusa e consapevole, promuove la parità e la completezza di informazione e tutela il loro interesse nel rispetto della mutualità che le è propria.

Il Modello organizzativo adottato ai sensi del D.Lgs. 231/2001 da IRECOOP è conforme a quanto previsto dalla legge e, nei confronti dei soci, è principalmente indirizzato a:

• • realizzare la massima trasparenza nei confronti dei portatori d’interesse dell’impresa;
  • controllare i rischi;
  • rispondere alle aspettative legittime dei soci;
  • evitare qualsiasi tipo di operazione in pregiudizio dei creditori;
  • agire con la massima correttezza e trasparenza nei confronti dell’assemblea dei soci;
  • garantire un flusso di informazioni continuo e corretto verso il CDA, l’Amministratore Delegato, la Direzione, l’Assemblea dei soci e l’ODV, nonché fra questi stessi organi;
  • assicurare il pieno rispetto da parte dei soci della normativa vigente e dei principi contenuti nel presente Codice di comportamento;
  • evitare qualsiasi tipo di condotta volta ad influenzare le decisioni dell’Assemblea dei soci;
  • prevenire scorrette informazioni amministrative e finanziarie da parte della struttura nei confronti dei soci.

5.2. Informativa societaria

IRECOOP assicura la tenuta delle scritture contabili, la formazione e redazione del bilancio di esercizio, dei consuntivi economici, delle relazioni, dei prospetti, delle comunicazioni sociali in genere e di quant’altro richiesto per il suo funzionamento, in conformità alle disposizioni di legge, ai principi, alle norme tecniche vigenti. A tal fine IRECOOP, attraverso i suoi organi sociali (CDA, Assemblea, OdV), vigila sull’operato degli amministratori, della presidenza, della dirigenza aziendale, o delle persone sottoposte alla loro vigilanza a qualsiasi titolo coinvolte nelle attività di formazione della contabilità, del bilancio o di altri documenti similari.

IRECOOP favorisce una corretta e tempestiva informazione a tutti gli organi e alle funzioni interessate in ordine alla formazione del bilancio di esercizio, dei consuntivi economici, delle relazioni, dei prospetti, delle comunicazioni sociali in genere e di quant’altro richiesto per il suo funzionamento, in conformità alle disposizioni di legge, ai principi, alle norme tecniche vigenti. In particolare, garantisce informazioni continue e trasparenti verso all’Assemblea dei Soci e il Consiglio di Amministrazione.

IRECOOP determina altresì la corretta collaborazione tra i predetti organi e le funzioni aziendali e favorisce i previsti controlli da parte degli organi e delle funzioni competenti.

Ogni operazione e transazione viene correttamente registrata, autorizzata e ne viene conservata traccia in modo da consentire l’agevole registrazione contabile, l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità e la ricostruzione accurata dell’operazione, anche per ridurre la probabilità di errori interpretativi.

5.3. Risorse Umane

IRECOOP riconosce la centralità delle proprie risorse umane e l’importanza di stabilire e mantenere relazioni basate sulla lealtà e sulla fiducia reciproca, valorizzando quanto possibile le capacità del singolo. In questo senso, si intendono come Risorse Umane sia i dipendenti sia i collaboratori che prestano la loro opera a favore delle Società in forme contrattuali diverse da quella del lavoro subordinato.

Tutti i dipendenti/collaboratori si impegnano ad agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi assunti dal contratto di lavoro e da quanto previsto dal presente Codice di comportamento, assicurando le prestazioni che sono loro richieste e rispettando gli impegni assunti, anche attraverso una esplicita dichiarazione di piena accettazione del presente documento.

Selezione del personale e costituzione del rapporto di lavoro

La valutazione del personale da assumere è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto a quelli attesi e alle esigenze della Società, nel rispetto dei principi dell’imparzialità e delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati.

Tutto il personale viene assunto con regolare contratto di lavoro; non è consentita alcuna forma di lavoro irregolare o in nero, né da parte di IRECOOP né da parte di fornitori, subappaltatori, collaboratori.

Nel momento in cui inizia la collaborazione, il dipendente/collaboratore riceve esaurienti informazioni riguardo alle caratteristiche delle mansioni e della funzione, agli elementi normativi e retributivi, alle normative e comportamenti per la gestione dei rischi connessi alla salute personale, e ai comportamenti eticamente accettati all’interno di IRECOOP.

Politiche di gestione delle risorse umane

È proibita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti delle persone.

Tutte le decisioni prese nell’ambito della gestione e dello sviluppo delle risorse umane sono basate su considerazioni di profili di merito e/o corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dai collaboratori. Lo stesso vale per l’accesso a ruoli o incarichi diversi.

Nella gestione dei rapporti gerarchici l’autorità è esercitata con equità e correttezza, evitandone ogni abuso.

Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni, favori personali e qualunque comportamento che configuri una violazione del presente Codice.

Le risorse umane sono valorizzate pienamente mediante l’attivazione delle leve disponibili per favorire il loro sviluppo e Ia loro crescita.

Le funzioni competenti devono pertanto:

• • provvedere a selezionare, assumere, formare, retribuire e gestire i dipendenti o collaboratori senza discriminazione alcuna;
  • creare un ambiente di lavoro nel quale caratteristiche personali non possano dare luogo a discriminazioni;
  • adottare criteri di merito, di competenza e comunque strettamente professionali per qualunque decisione relativa a un dipendente o collaboratore;
  • garantire a tutti i dipendenti, soci, collaboratori un ambiente di lavoro salubre e sicuro.

Salute e sicurezza nei luoghi di lavoro

IRECOOP promuove e diffonde la cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza della gestione dei rischi, anche attraverso formazione specifica, promuovendo comportamenti responsabili e preservando, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza di tutti i dipendenti e collaboratori.

Tutti i dipendenti, collaboratori, amministratori, fornitori e soci sono tenuti allo scrupoloso rispetto delle norme e degli obblighi derivanti dalla normativa di riferimento in tema di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, nonché al rispetto di tutte le misure di salute e sicurezza previste dalle procedure e dai regolamenti interni.

Gestione delle informazioni e protezione dei dati personali

La privacy dei dipendenti, collaboratori, amministratori, fornitori e soci, nonché la riservatezza delle informazioni, è tutelata come definito nella normativa di riferimento, anche attraverso standard operativi che specificano le informazioni ricevute e le relative modalità di trattamento e di conservazione, a cui tutto il personale è tenuto ad attenersi scrupolosamente. È esclusa ogni indagine sulle idee, origine raziale ed etnica, le convinzioni religiose filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, lo stato di salute e la vita sessuale delle persone.

Dipendenti, collaboratori, amministratori, fornitori e soci sono tenuti a conoscere il contenuto delle procedure relative alla privacy e alla sicurezza informatica, ed attuare quanto previsto dalle politiche della Società in tema di sicurezza delle informazioni, per garantirne l’integrità, la riservatezza e la disponibilità.

È obbligo di ogni dipendente, collaboratore, amministratore, fornitore e socio assicurare la riservatezza richiesta dalle circostanze per ciascuna notizia appresa in ragione della propria funzione lavorativa. A tale riguardo si ribadisce quanto detto in precedenza, ovvero che il personale che a qualsiasi titolo entri in possesso di informazioni di interesse aziendale o relativamente a qualsiasi portatore d’interesse, deve mantenere l’informazione riservata e in nessuna maniera si deve sentire autorizzato a diffonderla o utilizzarla al di fuori degli scopi operativi per cui è stato autorizzato dalle direzioni aziendali.

 Conflitti di interesse

Ogni dipendente, collaboratore, amministratore, socio di IRECOOP è tenuto a evitare tutte le situazioni e tutte le attività in cui si possa manifestare un conflitto con gli interessi della Società o che possano interferire con la propria capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel migliore interesse dell’impresa e nel pieno rispetto delle norme del presente Codice di comportamento.

Ogni dipendente, collaboratore, amministratore, socio di IRECOOP deve, inoltre, astenersi dal trarre vantaggio personale da atti di disposizione dei beni sociali o da opportunità d’affari delle quali è venuto a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.

IRECOOP riconosce e rispetta il diritto dei propri dipendenti, collaboratori, amministratori, soci a partecipare a investimenti, affari o ad attività di altro genere al di fuori di quelle svolte nell’interesse della Società, purché si tratti di attività consentite dalla legge e dalle norme contrattuali e compatibili con gli obblighi assunti in qualità di dipendenti o collaboratori.

Ogni situazione che possa costituire o determinare un conflitto d’interesse deve essere tempestivamente comunicata da ogni dipendente, collaboratore, amministratore, socio al proprio superiore o referente aziendale, e all’ODV secondo i metodi previsti nel Modello organizzativo ai sensi del D.lgs. 231/2001. In particolare, tutti i dipendenti, collaboratori, amministratori, soci di IRECOOP sono tenuti ad evitare conflitti di interesse tra le attività economiche personali e familiari e le mansioni che ricoprono all’interno della struttura di appartenenza. A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, determinano conflitti di interesse le seguenti situazioni:

• • svolgere funzioni di vertice (amministratore delegato, consigliere, responsabile di funzione) o avere interessi economici o finanziari presso fornitori, clienti, concorrenti o partner commerciali di IRECOOP;
  • utilizzo della propria posizione nella Società o delle informazioni acquisite nel proprio lavoro in modo che si possa creare conflitto tra i propri interessi personali e gli interessi della Società;
  • svolgimento di attività lavorative, di qualsiasi tipo, presso clienti, fornitori, concorrenti, enti pubblici, enti o organizzazioni di pubblico interesse;
  • accettazione od offerta di denaro, favori o utilità da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con IRECOOP;
  • ricoprire cariche pubbliche presso enti che possono avere rapporti con IRECOOP, così da creare le condizioni per un potenziale conflitto di interessi.

Nel caso in cui si manifesti anche solo l’apparenza di un conflitto d’interessi, il collaboratore, dipendente, amministratore, socio è tenuto ad informare i propri responsabili/referenti e l’Organismo di Vigilanza.

Utilizzo e salvaguardia dei beni di proprietà della Società

Ogni dipendente, collaboratore, amministratore, fornitore e socio di IRECOOP è tenuto a operare con la dovuta cura e diligenza per tutelare i beni di proprietà della Cooperativa, attraverso comportamenti responsabili e in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo, documentando, ove opportuno, il loro impiego.

Ogni dipendente, collaboratore, amministratore, fornitore e socio di IRECOOP è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate e ha il dovere di informare tempestivamente le strutture preposte riguardo a eventuali minacce o eventi dannosi per la Società stessa o per i suoi beni.

In particolare, ogni dipendente, collaboratore, amministratore, socio di IRECOOP è tenuto a:

• • evitare usi impropri che possano causare costi indebiti, danni o riduzione di efficienza o comunque in contrasto con l’interesse della Cooperativa;
  • adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche e procedure interne, anche non formalizzate, al fine di non compromettere la funzionalità, la protezione e la sicurezza di sistemi informatici, apparecchiature ed impianti della Società;
  • operare sempre nel rispetto delle norme di sicurezza previste dalla Legge e dalle procedure interne, al fine di prevenire possibili danni a cose, persone o all’ambiente;
  • utilizzare i beni di proprietà della Cooperativa, di qualsiasi tipo e valore, nel rispetto della legge, delle normative interne, e dei principi del presente Codice etico e di comportamento;
  • ad utilizzare i beni della Società esclusivamente per scopi connessi e strumentali all’esercizio dell’attività lavorativa; comunque, è vietato, salvo quando previsto da normative specifiche o accordi aziendali, l’utilizzo o la cessione dei beni stessi da parte di terzi o a terzi, anche temporaneamente;
  • ad operare, nel limite del possibile, al fine di ridurre il rischio di furti, danneggiamenti o altre minacce ai beni ed alle risorse assegnate o presenti, informando in modo tempestivo le funzioni preposte in caso di situazioni anomale.

Rispetto delle norme contenute nel Codice etico e di comportamento

Ogni dipendente, collaboratore, amministratore, socio o fornitore di beni e servizi è tenuto a conoscere le norme contenute nel presente Codice e le norme di riferimento che regolano l’attività svolta nell’ambito della sua funzione, derivanti dalla Legge o da procedure e regolamenti interni.

Ogni dipendente, collaboratore, amministratore o socio o fornitore di beni e servizi deve altresì accettare in forma esplicita i propri impegni derivanti dal presente Codice, nel momento di costituzione del rapporto di lavoro o di prima diffusione del presente Codice.

In particolare, i dipendenti, collaboratori, amministratori, fornitori e soci hanno l’obbligo di:

• • astenersi da comportamenti contrari alle norme contenute nel presente Codice etico e di comportamento;
  • rivolgersi ai propri superiori, referenti aziendali o all’Organismo di Vigilanza, in caso di richiesta di chiarimenti sulle modalità di applicazione delle stesse;
  • riferire tempestivamente ai superiori, ai referenti aziendali o all’ODV qualsiasi notizia, di diretta rilevazione o riportata da altri, in merito a possibili loro violazioni o semplice richiesta di violazioni;
  • collaborare con le strutture deputate a verificare le possibili violazioni;
  • informare adeguatamente ogni terza parte con la quale vengano in contatto nell’ambito dell’attività lavorativa circa l’esistenza del presente Codice di comportamento e gli impegni ed obblighi imposti dallo stesso ai soggetti esterni;
  • esigere il rispetto degli obblighi che riguardano direttamente la loro attività;
  • adottare le opportune iniziative interne e, se di propria competenza, esterne in caso di mancato adempimento da parte di terzi dell’obbligo di conformarsi alle norme del presente Codice di comportamento.

5.4. Clienti e Fornitori

Lo stile di comportamento di IRECOOP nei confronti dei clienti e dei fornitori è improntato alla disponibilità, al rispetto e alla cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità.

IRECOOP persegue la propria missione attraverso l’offerta di servizi di qualità, a condizioni competitive e nel rispetto di tutte le norme poste a tutela della leale concorrenza.

È fatto obbligo ai dipendenti, collaboratori, soci e amministratori di IRECOOP di:

• • fornire, con efficienza, cortesia e tempestività, nei limiti delle previsioni contrattuali, servizi di alta qualità, che soddisfino le ragionevoli aspettative e necessità del cliente;
  • fornire, ove necessario e nei modi e nelle forme previste dalle politiche aziendali, accurate ed esaurienti informazioni circa i servizi della Società, in modo che il cliente possa assumere decisioni consapevoli;
  • soddisfare le attese dei clienti in termini di onestà, trasparenza e pieno rispetto della legge e degli accordi contrattuali;

• • attenersi a verità nelle comunicazioni pubblicitarie o di altro genere.

 Rapporti con i clienti e fornitori e scelta del fornitore

Il rapporto corretto e trasparente con i clienti e fornitori rappresenta un aspetto rilevante del successo della Cooperativa.

La selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni di acquisto avvengono sulla base di parametri obiettivi quali la qualità, la convenienza, il prezzo, la capacità, l’efficienza, l’eticità e il rispetto della legge.

Per IRECOOP sono, quindi, requisiti di riferimento:

• • la professionalità dell’interlocutore;

• • la disponibilità, opportunamente documentata, di mezzi, anche finanziari, strutture organizzate, capacità e risorse progettuali, know-how, etc.;

• • l’esistenza ed effettiva attuazione di sistemi di gestione qualità, sicurezza e ambiente;
  • la tenuta di condotte rispettose dell’ambiente;
  • la tenuta di condotte che non si riversino negativamente sull’immagine e sul buon nome di IRECOOP.

Nei rapporti di appalto, di approvvigionamento e, in genere, di fornitura di beni e servizi IRECOOP:

• • adotta, nella selezione del fornitore, i criteri di valutazione previsti dalle procedure esistenti, in modo oggettivo e trasparente;
  • non preclude ad alcuno, in possesso dei requisiti richiesti, la possibilità di competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta dei candidati criteri oggettivi e documentabili;
  • assicura ad ogni eventuale gara una concorrenza sufficiente: eventuali deroghe devono essere autorizzate e documentate;

• • osserva le condizioni contrattualmente previste;

• • mantiene un dialogo franco ed aperto con i fornitori, in linea con le buone consuetudini commerciali;
  • osserva e pretende l’osservanza di tutti gli obblighi imposti dalla normativa vigente, in materia di sicurezza, appalti pubblici, versamenti contributivi e fiscali, nell’ambito dei rapporti di appalto, fornitura, e approvvigionamento.

La gestione dei fornitori deve essere improntata a criteri d’imparzialità, autonomia e indipendenza al fine di:

• • evitare qualsiasi forma di discriminazione e consentire a tutti coloro che hanno i requisiti di competere per l’assegnazione dei contratti;
  • evitare conflitti di interesse, pratiche illegali e immorali che danneggiano i singoli individui e l’intero sistema aziendale.

A tal fine IRECOOP dispone di specifiche procedure e istruzioni operative interne che regolano le relazioni con i fornitori e in particolar modo la loro selezione, scelta e qualificazione, nonché la gestione documentale e le attività di controllo sugli stessi da parte delle funzioni che si occupano degli acquisti e della qualità del prodotto.

Integrità e indipendenza nei rapporti con i clienti e fornitori

Nei rapporti di affari con i clienti e fornitori sono vietate dazioni, benefici (sia diretti che indiretti), omaggi, atti di cortesia e di ospitalità, salvo che siano di natura e valore tali da non compromettere l’immagine della Società e da non poter essere interpretati come finalizzati ad ottenere un trattamento di favore che non sia determinato dalle regole di mercato. In ogni caso, eventuali omaggi, atti di cortesia e di ospitalità devono essere comunicati e sottoposti alla decisione del Responsabile superiore. Eventuali sponsorizzazioni o elargizioni in beneficenza vanno approvate dal CDA.

Il dipendente, collaboratore, amministratore o socio che riceva doni o trattamenti di favore da clienti o fornitori che travalichino gli ordinari rapporti di cortesia, deve immediatamente avvertire l’ODV e il proprio responsabile. Quest’ultimo ne darà immediata notizia agli specifici organi e/o alla competente funzione aziendale che, dopo le opportune verifiche, prenderà i provvedimenti opportuni.

La stipula di un contratto con un fornitore e la gestione del rapporto con lo stesso si basano su rapporti di estrema chiarezza, evitando, per quanto possibile, eccessi di reciproca dipendenza.

Inoltre, IRECOOP pretende dai propri fornitori/partner:

• • la corretta gestione dei documenti amministrativi relativi alle attività svolte;
  • il pieno rispetto della legge e delle procedure interne di gestione ed erogazione dei servizi;
  • l’uso e la conservazione della documentazione, dei registri e di ogni altro documento relativo all’erogazione dei servizi da parte della Società, adottando la massima cautela e predisponendo e attuando tutte le misure necessarie volte ad evitarne lo smarrimento, il danneggiamento, la diffusione e il furto;
  • l’astensione da qualsiasi comportamento anche potenzialmente interpretabile come corruttivo, fraudolento o malversativo.

Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del processo di acquisto, IRECOOP predispone:

• • un’adeguata rintracciabilità delle scelte adottate;
  • la conservazione delle informazioni, nonché dei documenti ufficiali di gara e contrattuali per i periodi stabiliti dalle normative vigenti.

Gestione degli acquisti

IRECOOP non accetta la sottoscrizione di commesse che violino il presente Codice o che contrastino con la normativa vigente in materia di sicurezza sul lavoro e tutela dell’ambiente.

IRECOOP divulga presso i fornitori il presente Codice etico e di comportamento. Tutti i fornitori sono tenuti a prenderne visione e ad accettarlo, consapevoli che IRECOOP considera motivo di lesione del rapporto fiduciario e giusta causa di risoluzione dei rapporti contrattuali comportamenti contrari ai principi in esso contenuti.

5.5. Collettività

IRECOOP è consapevole degli effetti della propria attività sul contesto di riferimento, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività e pone attenzione, nel proprio operato, a contemperarne gli interessi.

IRECOOP ritiene che il dialogo con i portatori d’interesse sia di importanza strategica per un corretto sviluppo della propria attività e instaura, ove possibile, un canale stabile di dialogo con le associazioni di rappresentanza dei propri portatori d’interesse, allo scopo di cooperare nel rispetto dei reciproci interessi.

Rapporti con organizzazioni politiche e sindacali

IRECOOP, nel fornire eventuali contributi a partiti, movimenti, comitati ed organizzazioni politiche e sindacali, a loro rappresentanti e candidati, adotta procedure e forme documentate, tracciate e conformi alla normativa vigente.

In ogni caso tali contributi sono slegati da qualsiasi interesse, diretto o indiretto, di IRECOOP ad ottenere agevolazioni, turbative, trattamenti di favore. In nessun caso i suddetti contributi saranno elargiti in un’ottica di reciprocità, escludendosi dunque ogni forma di scambio politico.

5.6. Pubblica Amministrazione

I rapporti attinenti all’attività della Società intrattenuti con pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio (che operino per conto della Pubblica Amministrazione, centrale e periferica, o di organi legislativi, delle istituzioni comunitarie, di organizzazioni pubbliche internazionali e di qualsiasi Stato estero), con la magistratura, con le autorità pubbliche di vigilanza e con altre autorità indipendenti, nonché con partner privati concessionari di un pubblico servizio, devono essere intrapresi e gestiti nell’assoluto e rigoroso rispetto delle leggi e delle normative vigenti, dei principi fissati nel presente Codice etico di comportamento  e nei protocolli previsti del Modello 231/01, in modo da non compromettere l’integrità e la reputazione di entrambe le parti. A tal fine, l’assunzione di impegni con le Pubbliche Amministrazioni e le Istituzioni Pubbliche è riservata esclusivamente alle funzioni preposte ed autorizzate che le svolgeranno nel dovuto rispetto delle leggi e dei principi del presente Codice etico e di comportamento e nella completa osservanza dei protocolli interni di cui al Modello 231/01.

IRECOOP vieta, ai propri dipendenti, collaboratori, soci, amministratori o rappresentanti e, più in generale a tutti coloro che operano nel proprio interesse, in proprio nome o per proprio conto di accettare,  promettere od offrire, anche indirettamente, denaro, doni, beni, servizi, prestazioni o favori non dovuti (anche in termini di opportunità di impiego) in relazione a rapporti intrattenuti con  pubblici ufficiali, incaricati di Pubblico Servizio o i dipendenti, in genere, della Pubblica Amministrazione o di altre Pubbliche Istituzioni, o soggetti privati, per influenzarne le decisioni, in vista di trattamenti più favorevoli o prestazioni indebite o per qualsiasi altra finalità.

Qualsiasi dipendente, collaboratore, socio, amministratore che riceva direttamente o indirettamente richieste o offerte di denaro o di favori di qualunque tipo (ivi compresi ad es. omaggi o regali di non modico valore) formulate indebitamente a coloro, o da coloro, che operano per conto di IRECOOP nel contesto dei rapporti con pubblici funzionari, incaricati di pubblico servizio o dipendenti in genere della Pubblica Amministrazione (italiana o di altri paesi esteri) o di altre Pubbliche Istituzioni, o con soggetti privati (italiani o esteri), deve immediatamente riferire all’Organismo di Vigilanza e alla funzione interna competente per l’assunzione dei provvedimenti conseguenti.

Ogni rapporto con le istituzioni dello Stato o internazionali è, pertanto, riconducibile esclusivamente a forme di comunicazione volte a esplicitare l’attività di IRECOOP, a rispondere a richieste o ad atti di sindacato ispettivo (interrogazioni, interpellanze), o comunque a rendere nota la posizione della Società su temi rilevanti.

A tal fine, IRECOOP:

• • opera, senza alcun tipo di discriminazione, attraverso i canali di comunicazione a ciò preposti con gli interlocutori Istituzionali a livello nazionale e internazionale, comunitario e territoriale;
  • rappresenta i propri interessi e posizioni in maniera trasparente, rigorosa e coerente, evitando atteggiamenti di natura collusiva;
  • evita falsificazioni e/o alterazioni dei rendiconti o dei dati documentali al fine di ottenere un indebito vantaggio o qualsiasi altro beneficio per la Società ed evita destinazioni di fondi pubblici a finalità diverse da quelle per cui si sono ottenuti;
  • compie uno scrupoloso controllo dei dati contenuti nelle dichiarazioni rivolte agli enti pubblici;
  • persegue il pieno rispetto delle condizioni e delle tempistiche previste nei contratti stipulati con la Pubblica Amministrazione;
  • vieta la corruzione e richiede la conformità alle leggi per la prevenzione della corruzione applicabili all’organizzazione.

Gestione Appalti Pubblici

IRECOOP, nella partecipazione a gare di appalto o negoziazioni per contratti di lavoro, forniture e servizi della Pubblica Amministrazione, adotta condotte improntate ai principi di buona fede, correttezza professionale, lealtà, e legalità verso l’ente pubblico e gli altri soggetti concorrenti.

Nella gestione e partecipazione ad appalti pubblici la Società opera nel pieno rispetto della normativa vigente.

In particolare, IRECOOP si astiene dal tener comportamenti anticoncorrenziali, quali:

• • promesse, offerte, dazioni rivolte ai concorrenti al fine di ottenere l’aggiudicazione della gara, o affinché essi non concorrano, o ritirino l‘offerta o presentino offerte palesemente abnormi;
  • accordi con i concorrenti volti a condizionare il prezzo di aggiudicazione/negoziazione, o altre condizioni contrattuali.

IRECOOP si astiene altresì da qualsiasi offerta, di denaro, utilità, beni di valore, o condizioni di vantaggio anche indiretto ai dipendenti pubblici che promuovono o gestiscono a qualunque titolo appalti o trattative con enti pubblici.

Il personale di IRECOOP deputato alla predisposizione della documentazione necessaria per la partecipazione agli appalti pubblici dovrà:

• • trasmettere alle stazioni appaltanti informazioni veritiere;
  • garantire la completezza e l’aggiornamento di tali informazioni;
  • rispettare, nella trasmissione della documentazione, le tempistiche previste dal Codice degli Appalti e dai bandi pubblici.

In ogni caso IRECOOP i suoi dipendenti, collaboratori, amministratori e soci, si impegnano a riferire all’ODV qualsiasi notizia di condotte contrarie ai principi sopra esposti di cui essi vengano a conoscenza, anche se tenuti da eventuali concorrenti.

Procedimenti legali

Qualsiasi azione legale deve essere approvata dal C.d.A. di IRECOOP, che deve essere, inoltre, informato di ogni possibile azione legale da parte di terzi nei confronti dell’Azienda stessa. La Direzione verifica che gli addetti alla gestione dei procedimenti legali, giudiziali e arbitrali, siano autorizzati alla cura dei documenti fino alla loro archiviazione in particolare per evitare il reato di falsificazione di documenti informatici aventi efficacia probatoria.

La Direzione si assicura, inoltre, che nessuno venga indotto a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’Autorità Giudiziaria, sia in Italia che all’estero.

IRECOOP vieta qualsiasi comportamento che possa influenzare in modo illecito l’esito di procedimenti legali.

SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO E MODALITA’ DI ATTUAZIONE DEL CODICE DI COMPORTAMENTO

Sistema di controllo interno

È politica della Società diffondere a tutti i livelli una cultura caratterizzata dalla consapevolezza dell’esistenza dei controlli e dall’assunzione di una mentalità orientata all’esercizio del controllo. L’attitudine verso i controlli deve essere positiva per il contributo che questi danno al miglioramento dell’efficienza. Per controlli interni si intendono tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire e verificare le attività dell’impresa con l’obiettivo di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure, proteggere i beni della Società e la salute/sicurezza delle persone, gestire efficientemente le attività e fornire dati contabili e finanziari accurati e completi.

Il sistema di controllo interno nel suo insieme deve ragionevolmente consentire:

• • Il rispetto delle leggi vigenti, delle procedure e del presente Codice di comportamento,
  • Il rispetto delle strategie e delle politiche della Società,
  • La tutela dei beni della Società, materiali e immateriali,
  • L’efficacia e l’efficienza della gestione,
  • L’attendibilità delle informazioni finanziarie, contabili e gestionali interne ed esterne;
  • l’efficacia delle politiche di responsabilità sociale adottate.

La responsabilità di realizzare un sistema di controllo interno efficace è comune a ogni livello della struttura organizzativa; conseguentemente, tutti i collaboratori, nell’ambito delle funzioni svolte, sono responsabili della definizione e del corretto funzionamento del sistema di controllo.

Organismo di Vigilanza (ODV)

È costituito un Organismo di Vigilanza a cui competono i seguenti compiti in merito all’attuazione del Codice:

• • monitorare l’applicazione del Codice etico e di comportamento da parte dei soggetti interessati, attraverso l’applicazione di specifiche politiche aziendali, e accogliendo eventuali segnalazioni fornite dai portatori di interesse, interni ed esterni, comprese le segnalazioni di vigilanza “whistleblowing” riferibili alle violazioni del predetto Codice;
  • verificare la fondatezza delle segnalazioni di vigilanza “whistleblowing” attinenti alla violazione del predetto Codice e assicurare la tutela dei segnalanti, delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione, nei limiti previsti dalla legge;
  • relazionare periodicamente al Consiglio di Amministrazione sui risultati dell’attività svolta, segnalando eventuali violazioni del presente Codice;
  • esprimere pareri in merito alla revisione delle politiche e delle procedure adottate dalla Cooperativa, allo scopo di garantirne la coerenza con il Codice etico e di comportamento;
  • provvedere, ove necessario, alla proposta di revisione periodica del Codice etico e di Comportamento.

Le segnalazioni devono fornire tutti gli elementi utili a consentire all’OdV di procedere alle dovute e appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, e avere ad oggetto ogni comportamento, rischio, reato o irregolarità, consumato o tentato, passibile di violazione del Modello o con lesione dei legittimi interessi della Cooperativa. L’OdV garantisce, secondo i termini dettati dalla legge, i segnalanti in buona fede contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, assicurando altresì la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente o in mala fede.

Le segnalazioni possono essere inviate all’indirizzo di posta elettronica dell’OdV della Cooperativa: odv@irecoop.it o all’indirizzo di posta ordinaria della sede legale: Organismo di Vigilanza di Irecoop Società Cooperativa, via Via Alfredo Calzoni, 1/3, 40128 Bologna BO, in busta chiusa riportante la dicitura “All’attenzione dell’Organismo di Vigilanza della Cooperativa Irecoop”.

Violazioni del Codice etico e di comportamento

La Cooperativa promuove la prevenzione e la verifica di ogni condotta illecita o, comunque, contraria al Codice etico e di comportamento e incoraggia i portatori di interesse a riferire tempestivamente all’Organismo di Vigilanza le violazioni di cui vengano a conoscenza in ragione dei propri rapporti con IRECOOP, tramite la procedura di gestione delle segnalazioni whistleblowing, le violazioni di cui vengano a conoscenza in ragione dei propri rapporti con Irecoop. Tale procedura e i canali dedicati per dette segnalazioni sono rinvenibili sul sito di Irecoop.

In caso di accertata violazione del Codice etico e di comportamento, anche da parte delle Cooperative associate, l’Organismo di Vigilanza riporta la segnalazione e gli eventuali suggerimenti ritenuti necessari al Presidente e, nei casi più significativi, al Consiglio di Amministrazione.

Nel caso tali violazioni riguardino uno o più Consiglieri, l’Organismo di Vigilanza riporterà le segnalazioni al Consiglio di Amministrazione, in quanto organo collegiale.

Le competenti funzioni, attivate dagli organi di cui sopra, definiscono i provvedimenti da adottare secondo le normative in vigore, ne curano l’attuazione e riferiscono l’esito all’OdV.

Organismo di Vigilanza e trattamento di dati personali

Per lo svolgimento delle attività di controllo e verifica, aggiornamento del Modello 231 e dei relativi allegati, riunioni, redazione di verbali, ecc., l’OdV può trattare dati personali (compresi quelli particolari, o relativi a condanne penali o reati) allo scopo di raccogliere le evidenze necessarie per dare seguito ai compiti oggetto dell’incarico, ovvero in adempimento agli obblighi previsti dal D.lgs. n. 231/01. L’OdV, pertanto, rispetta le prescrizioni previste dalla normativa vigente e richiede a tutti i suoi eventuali componenti di rispettare le stesse regole, vincolandoli alla riservatezza.

Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679, e in base a quanto riportato nel “Parere sulla qualificazione soggettiva ai fini privacy degli Organismi di Vigilanza previsti dall’art. 6, D.lgs. dell’8 giugno 2001, n. 231”, pubblicato dal Garante della privacy in data 12/05/2020, i componenti dell’OdV sono autorizzati dal Titolare al trattamento di tutti i dati finalizzato all’assolvimento delle funzioni che sono chiamati a svolgere. Per ulteriori informazioni è possibile rivolgersi alla funzione privacy o dal DPO di IRECOOP.

Comunicazione, informazione e formazione

Il Codice etico e di comportamento è portato a conoscenza di tutti i soggetti interessati interni ed esterni mediante apposite attività di comunicazione.

Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del Codice etico e di comportamento, la Direzione predispone e realizza, anche in base alle eventuali indicazioni dell’Organismo di Vigilanza, un piano periodico di comunicazione/informazione/formazione volto a favorire la conoscenza dei principi e delle norme etiche contenute nel Codice etico e di comportamento.

Principi generali del sistema disciplinare e sanzionatorio

Aspetto essenziale per l’effettività del presente Codice Etico e del Modello di organizzazione, gestione e controllo di IRECOOP, è la predisposizione di un adeguato sistema sanzionatorio per la violazione delle regole di condotta imposte ai fini della prevenzione dei reati di cui al D.lgs. n. 231/01.

La violazione dei principi fissati nel Codice etico e di comportamento e nelle procedure previste dai protocolli interni di cui al Modello 231, compromette il rapporto fiduciario tra il IRECOOP e collaboratori a vario titolo, nonché clienti, fornitori, partner commerciali e finanziari.

Tali violazioni saranno dunque perseguite dalla Cooperativa incisivamente, con tempestività ed immediatezza, attraverso i provvedimenti disciplinari previsti nel Modello 231, in modo adeguato e proporzionale, indipendentemente dall’eventuale rilevanza penale di tali comportamenti e dall’instaurazione di un procedimento penale nei casi in cui costituiscano reato.

IRECOOP riserva all’OdV il più ampio potere in merito ad attività di verifica della fondatezza delle segnalazioni di vigilanza ricevute, e prevede l’applicazione del sistema sanzionatorio solamente quando tale attività di verifica abbia avuto esito positivo.

Gli effetti della violazione del Codice etico e di comportamento e dei protocolli interni di cui al Modello 231 devono essere tenuti in seria considerazione da tutti coloro che a qualsiasi titolo intrattengono rapporti con IRECOOP: a tal fine la Cooperativa provvede a diffondere il Codice etico e di comportamento, i propri regolamenti e protocolli interni, come anche le sanzioni previste in caso di violazione dei contenuti dei suddetti documenti.